Diagnóstico e Planejamento: três ferramentas de papel para uma reunião que ninguém vai querer perder.

O ano estava terminando, vários Grupos Escoteiros já pensando no planejamento de 2024, e Mauro decidiu entregar uma dinâmica que transforma a reunião de planejamento - tradicionalmente arrastada - em algo mais vivo. A dinâmica nasce de três perguntas simples, respondidas antes da reunião pela própria comunidade do Guia Decola no WhatsApp.

A primeira ferramenta responde a três perguntas, feitas separadamente e nesta ordem quando possível: o que acontece hoje e deveria continuar acontecendo; o que não acontece hoje mas deveria começar a acontecer; e o que acontece hoje e deveria parar de acontecer. Cada resposta pode vir de um post-it, de um formulário assíncrono ou de uma rodada de conversa com o grupo dividido por seção ou ramo etário.

Não existe uma regra fixa de como dividir os participantes: pode ser feito com todo o time de voluntários de uma vez, em pequenos grupos por seção, ou de forma totalmente assíncrona - dando de alguns dias a duas semanas para que cada um preencha um formulário ou um quadro do Padlet antes da reunião presencial. A dinâmica também funciona muito bem com os jovens, e não só com os adultos: Mauro recomenda o Fórum de Jovens, realizado de duas a três vezes ao ano, inclusive fazendo uma rodada separada com jovens e outra com adultos para não gerar conflito entre os dois grupos.

Feito o diagnóstico, cada item das três listas entra numa segunda matriz, desenhada como dois eixos: o quanto aquilo é importante para a instituição e o quanto ele já é realizado hoje. A regra é simples e vale para qualquer item, venha do continuar, do começar ou do parar.

Na prática, o facilitador (ou os facilitadores) recolhe as opiniões do grupo sobre cada item e vai posicionando os cartõezinhos de post-it no mapa - sem impor o próprio julgamento. É normal que nem todo mundo concorde com a posição final de um item; o papel de quem conduz é buscar um equilíbrio razoável, não a unanimidade.

Para ilustrar, Mauro montou ao vivo o mapa de um Grupo Escoteiro hipotético, cruzando os itens levantados no diagnóstico. É meramente ilustrativo - mas mostra bem como o mesmo item pode receber posições bem diferentes.

Repare no contraste: qualificação dos adultos é reconhecidamente importante, mas o grupo hipotético só ajuda "com gasolina e lanche" - sem programa de incentivo estruturado, fica no meio do caminho. Já atividade entre seções é tão importante quanto, só que o grupo já faz isso com frequência - por isso tem baixa prioridade no plano futuro, mas alta prioridade em continuar sendo bem feita. E conflitos, apesar de universalmente grave, aparece na pior posição possível: todo mundo concorda que precisa parar, mas ninguém faz nada além de "administrar com panos quentes".

Com o mapa de prioridades pronto, Mauro selecionou três eixos temáticos para transformar em ação, um de cada lista: parar os conflitos, começar a acampar mais e continuar a qualificação dos adultos. A partir daí, o processo deixa de ser sobre "o que precisa mudar" e passa a ser sobre "quem vai fazer o quê".

Quando perguntado pela audiência o que faltava no processo, a resposta veio do chat: avaliação. As três ferramentas cobrem o diagnóstico (avaliação) e o planejamento; falta o acompanhamento - o "check" e o "act" de um ciclo PDCA.

O método principal é deliberadamente artesanal - papel e post-it - mas ao longo da conversa com o chat, várias ferramentas complementares apareceram.

Esta página é baseada na transcrição integral da live "T02 EP16 - Diagnóstico e Planejamento" (30/11/2023), do canal Guia Decola. A dinâmica de Continuar/Começar/Parar foi originalmente ensinada a Mauro Lages por Jorge Horácio Faudi, professor da PUC-RS, num processo de planejamento de empresa.